Ontwerp · Tips
Formaat van je e-mailhandtekening en je plaatjes
Het formaat van je e-mailhandtekening gaat over twee dingen: hoe groot hij eruitziet (breedte en hoogte in pixels) en hoe zwaar hij is (het aantal tekens HTML-code en de kilobytes van je plaatjes). Zit het eerste goed, dan ziet hij er op elk scherm goed uit. Zit het tweede goed, dan plak je hem zonder foutmeldingen en laadt hij snel.
Door het Regardly-team Bijgewerkt 5 min lezen
In het kort,
- Maak de hele handtekening maximaal 600 px breed. Met 400–500 px zit je goed.
- Toon een foto op zo'n 80–100 px en een logo op zo'n 40–60 px hoog. Upload plaatjes op het dubbele formaat voor scherpe schermen.
- Houd elk plaatje klein (tientallen kilobytes, geen honderden). JPG voor foto's, PNG voor logo's, en geen SVG.
- Gmail staat 10.000 tekens per handtekening toe, inclusief HTML. Lange disclaimers en geplakte Word-opmaak zijn de bekende boosdoeners.
- Gebruik plaatjes die online staan, geen bijlagen of ingesloten plaatjes.
Op deze pagina
Aanbevolen afmetingen
Er is geen officiële standaard, maar deze maten werken goed in Gmail, Outlook en Apple Mail, op je computer en op je telefoon:
| Onderdeel | Getoond formaat | Uploaden op (2×) | Bestand |
|---|---|---|---|
| Hele handtekening | max. 600 px breed (400–500 px is genoeg) | n.v.t. | HTML-tabel |
| Foto | 80–100 px, vierkant of rond | 160–200 px | JPG |
| Logo | 40–60 px hoog, tot ~200 px breed | 2× het getoonde formaat | PNG (of JPG) |
| Social-icoontjes | 16–24 px | 32–48 px | PNG |
| Banner | tot 600 × 100–150 px | 1200 × 200–300 px | JPG of PNG |
Waarom 600 px? Dat is al jaren de veilige maximale breedte voor mail: het past in het leesvenster van mailprogramma's en schaalt netjes terug op een telefoon. Waarom op het dubbele formaat uploaden? Telefoons en de meeste laptops hebben schermen met een hoge pixeldichtheid. Een plaatje dat je op 100 px toont maar op 200 px uploadt, blijft scherp. Upload je het op precies 100 px, dan ziet het er wazig uit. Zet de getoonde breedte en hoogte altijd in de HTML. De templates van Regardly doen dat voor je.
Bestandsgrootte: houd je plaatjes licht
Elk plaatje in je handtekening wordt gedownload bij elke mail die geopend wordt. Zware plaatjes maken je mail traag op mobiel internet en zien er slordig uit als ze regel voor regel laden. Mik op tientallen kilobytes per plaatje. Een foto of logo heeft zelden meer nodig dan zo'n 50 kB.
- Foto's: JPG met een kwaliteit van ongeveer 75–85% is de beste balans. Regardly comprimeert de foto's die je uploadt automatisch in je browser.
- Logo's: PNG houdt randen scherp en kan een transparante achtergrond hebben.
- SVG: niet doen. Gmail en Outlook op Windows tonen SVG-plaatjes in mail niet betrouwbaar.
- GIF: bewegende GIF's werken in de meeste programma's, maar klassieke Outlook voor Windows toont alleen het eerste beeld. Zorg dat dat beeld op zichzelf klopt.
Online plaatjes, bijlagen of ingesloten plaatjes
Een plaatje kan op drie manieren in je handtekening komen. Maar één daarvan werkt overal goed:
| Manier | Hoe het werkt | Nadelen |
|---|---|---|
| Online (aanrader) | De handtekening linkt naar een plaatje dat online staat | Zichtbaar zodra het mailprogramma plaatjes laadt |
| Als bijlage (CID) | Het plaatje gaat bij elke mail mee als verborgen bijlage | Paperclips, ‘bijlagen’ bij elk antwoord, grotere mails |
| Ingesloten (base64) | Het plaatje staat als code in de HTML | Enorme HTML, gaat over de Gmail-limiet, wordt door veel programma's geblokkeerd of weggehaald |
Regardly zet de foto en het logo die je uploadt gratis online. Je gekopieerde handtekening bevat dan een korte link naar het plaatje in plaats van het plaatje zelf. Zo blijft je handtekening klein en heb je geen gedoe met bijlagen. Klassieke Outlook voor Windows maakt van geplakte plaatjes soms toch bijlagen. In de handleiding voor klassieke Outlook lees je hoe je dat oplost.
De Gmail-limiet van 10.000 tekens
Gmail weigert handtekeningen van meer dan 10.000 tekens, met de melding dat je handtekening te lang is. Die limiet telt de HTML-code, niet alleen de tekst die je ziet. Een handtekening die kort lijkt, kan dus toch te lang zijn. Veelvoorkomende oorzaken:
- Plakken vanuit Word, Google Docs of een website. Dat voegt veel verborgen opmaak toe.
- Lange disclaimers of vertrouwelijkheidsteksten.
- Ingesloten (base64) plaatjes.
- Veel social-icoontjes, elk met eigen link en plaatjescode.
De kopieerknop van Regardly maakt compacte, opgeschoonde HTML en waarschuwt je als je handtekening boven de Gmail-limiet komt. Dan kun je de disclaimer inkorten of een blok weghalen voordat Gmail hem weigert.
Donkere modus, geblokkeerde plaatjes en alt-tekst
Veel mensen lezen mail in donkere modus, en sommige programma's laden plaatjes pas als de lezer dat toestaat. Twee gewoontes zorgen dat je handtekening in beide gevallen overeind blijft:
- Test je logo op donker. Een donker logo op een transparante achtergrond kan op een donker scherm verdwijnen. Gebruik een versie met een lichte rand of een subtiele achtergrond, of een logo dat op allebei werkt.
- Schrijf alt-tekst. Worden plaatjes geblokkeerd, dan zien mensen de alt-tekst. Gebruik je bedrijfsnaam voor het logo en je naam voor de foto. Bij een banner schrijf je de boodschap zelf, zoals “Webinar 12 maart: meld je aan”.
- Houd de basis als tekst. Naam, telefoonnummer en website horen echte tekst te zijn, nooit een plaatje. Dan blijven ze leesbaar, doorzoekbaar en klikbaar.
Laat hem werken op je telefoon
Een groot deel van alle mail wordt op een telefoon gelezen. Kijk dus hoe je handtekening eruitziet op een smal scherm. Kies een opmaak van maximaal 600 px breed zonder kolommen naast elkaar die in de knel komen. De templates Compact en Minimal zijn daarvoor gemaakt. Gebruik tekst van minimaal 13–14 px, geef knoppen en links wat ruimte, en weet dat apps op je telefoon vaak een eigen instelling voor de handtekening hebben (zie de handleidingen voor iPhone en Android).
Checklist voordat je plakt
- Totale breedte maximaal 600 px.
- Foto rond 80–100 px, logo rond 40–60 px hoog, allebei op 2× geüpload.
- Elk plaatje tientallen kilobytes, JPG of PNG, geen SVG.
- Plaatjes online, niet als bijlage of ingesloten.
- Onder de 10.000 tekens HTML als je Gmail gebruikt.
- Alt-tekst bij elk plaatje, contactgegevens als echte tekst.
- Getest op je telefoon, in donkere modus en met plaatjes uit.
Klaar? Maak je handtekening met deze standaarden al ingebouwd en volg daarna de handleiding voor je mailprogramma.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is het beste formaat voor een e-mailhandtekening?
Maximaal 600 pixels breed. Met 400–500 pixels zit je goed. Toon een foto op zo'n 80–100 pixels en een logo op zo'n 40–60 pixels hoog, en upload ze op het dubbele formaat.
Hoeveel tekens mag een handtekening in Gmail hebben?
10.000, en dat is inclusief alle HTML-code, niet alleen de zichtbare tekst. Lange disclaimers, geplakte Word-opmaak en ingesloten plaatjes zijn de bekende redenen dat een handtekening te lang is.
Waarom is het logo in mijn handtekening wazig?
Waarschijnlijk heb je het op precies het getoonde formaat geüpload. Upload het op het dubbele formaat (bijvoorbeeld 240 px breed om het op 120 px te tonen) en laat de HTML het verkleinen.
Waarom verschijnen de plaatjes uit mijn handtekening als bijlage?
De plaatjes zijn ingesloten in plaats van gelinkt. Gebruik een handtekening met online plaatjes. In klassieke Outlook voor Windows volg je onze handleiding om te voorkomen dat geplakte plaatjes bijlagen worden.